Privacyverklaring

Kletzy voert gesprekken met mensen die vaak alleen thuis zijn. Wat er in die gesprekken gezegd wordt, is van hen. Deze pagina legt in gewone taal uit wat wij bijhouden, hoe lang, wie het te zien krijgt, en vooral: wat er nooit doorverteld wordt.

1. Wie is verantwoordelijk

Kletzy - Mario Schraepen GCV, Houthalen-Helchteren, BTW BE 0845.537.122. Vragen, inzage of een klacht: privacy@kletzy.eu.

U kunt ook altijd terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Waar hieronder AVG staat, bedoelen wij de Algemene Verordening Gegevensbescherming - in Vlaanderen even vaak de GDPR genoemd. Het is dezelfde Europese wet, aangevuld door de Belgische wet van 30 juli 2018, met de Gegevensbeschermingsautoriteit als toezichthouder.

2. Twee soorten mensen, twee rollen

Bij Kletzy zijn er altijd twee betrokkenen: de deelnemer die belt, en het familielid dat de aanmelding doet en betaalt. Dat onderscheid is belangrijk, want het gesprek is van de deelnemer, ook als iemand anders de rekening betaalt.

Daarom vragen wij bij de aanmelding uitdrukkelijk te bevestigen dat de deelnemer wéét dat ze met Kletzy zal praten. Zonder dat begint de dienst niet.

3. Wat wij bijhouden

Wat	Waarom
Naam, aanspreekvorm, telefoonnummer, gemeente, postcode, straat, geboortedatum	Om de deelnemer te herkennen bij een oproep, om te kunnen feliciteren op de verjaardag, en om het weer, het nieuws, de gemeenteagenda en de belbus van de eigen streek te kennen
Woonsituatie: alleen, met partner, bij familie, assistentiewoning of woonzorgcentrum	Zodat Kletzy niet naar een partner vraagt die er niet is, en niet over de belbus begint tegen iemand in een woonzorgcentrum. Dit is een woonvorm en geen zorggegeven
Geboorteplaats en de gemeente waar de deelnemer het langst gewoond heeft	Wie in een woonzorgcentrum woont, heeft daar meestal niet het hele leven gewoond. Zo gaan de verhalen van vroeger over de juiste plaats
Voornamen van de mensen om de deelnemer heen	Gespreksstof, en het helpt de spraakherkenning die namen te verstaan. Wij bewaren van hen niets anders dan die voornaam
Interesses, muziek en herinneringen die de familie meegeeft	Gespreksstof. Dit zijn geen opdrachten aan Kletzy en er wordt geen medisch advies uit afgeleid
Tijdstip en duur van elk gesprek	Om te zien of de dienst gebruikt wordt en werkt. Dit is ook wat de contactpersoon op Mijn Kletzy ziet: dát er gebeld is, nooit wat er gezegd is
Tekstversie van het gesprek	Zodat Kletzy zich de vorige keer herinnert, en om de kwaliteit te bewaken
Een korte samenvatting, en hoe het laatste gesprek was	Zodat een volgend gesprek kan aansluiten op het vorige. Van dat laatste bewaren wij één woord over het meest recente gesprek, en dat wordt bij het volgende gesprek overschreven
Plekken uit de streek die ter sprake komen	Een café dat er niet meer is, een school van vroeger. Dit staat los van de naam en wordt pas gedeeld nadat een mens het heeft nagekeken

4. Hoe lang

Wat	Bewaartermijn
Audio van het gesprek	Wordt gewist zodra het gesprek verwerkt is - in de praktijk binnen de minuut nadat u hebt opgelegd. Van een proefgesprek wordt nooit een opname bewaard. Eén uitzondering, en die begint bij u. Zegt u tijdens het gesprek dat er iets mis is met de verbinding - dat u nog een stem hoort, dat Kletzy anders klinkt, dat de lijn wegvalt - dan blijft die ene opname zeven dagen staan, zodat wij kunnen nagaan wat er gebeurd is. Daarna wordt ze automatisch gewist. Dit gebeurt alleen als u er zelf over begint, en er staat bij waarom ze bewaard is.
Tekstversie van het gesprek	30 dagen, daarna automatisch gewist
Samenvatting	90 dagen, daarna automatisch gewist
Tijdstip en duur van een gesprek	Zolang de deelname loopt
Hoe het laatste gesprek was	Één woord, alleen over het meest recente gesprek. Het volgende gesprek overschrijft het, en er blijft dus geen geschiedenis van staan
Gegevens van deelnemer en familielid	Zolang de deelname loopt, daarna gewist binnen 30 dagen. Het profiel, de gesprekken, de samenvattingen en uw gegevens als contactpersoon verdwijnen samen, en u krijgt daar een mail van
Gegevens van een proefgesprek	Geen tekstversie, geen samenvatting, geen geheugen. Alleen dát er een proefgesprek was en hoe lang het duurde.
De tekst van een proefgesprek, als u dat zelf hebt aangevinkt	Versleuteld bewaard, 7 dagen, daarna automatisch verwijderd. Alleen de tekst: er wordt van een proefgesprek nooit een opname bewaard. Wij gebruiken het om Kletzy beter Vlaams te leren verstaan, en voor niets anders. Vinkt u het niet aan, dan wordt er niets bijgehouden. Er staat geen naam en geen adres bij, en er is geen verwijzing naar uw aanvraag, dus wij kunnen niet zien van wie een tekst is, en hem ook niet apart terugzoeken als u dat zou vragen. Na zeven dagen is hij hoe dan ook weg.
Dat u bij het afrekenen hebt ingestemd met een onmiddellijke start	Twee tijdstippen en welke tekst er toen stond, niet meer dan dat, en geen ip-adres. Verdwijnt samen met de rest van uw gegevens, dertig dagen nadat de deelname stopt. Wat die instemming inhoudt, staat in punt 8 van de voorwaarden
Serverlogs van de website	Bijgehouden door OVHcloud en na hun termijn verwijderd. Wij bewaren zelf geen kopie.
Het mailadres dat u voor een proefgesprek opgeeft	Vinkt u niet aan dat wij u nog eens mogen mailen, dan wissen wij adres en voornaam een week na uw aanvraag. Vinkt u het wel aan, dan houden wij het adres tot u zegt te stoppen.
De vingerafdruk van dat mailadres	12 maanden, daarna automatisch gewist. Zie hierboven.

Het wissen gebeurt automatisch, elke nacht. Wij hoeven er niet aan te denken en u hoeft er niet om te vragen.

5. Wat de familie te zien krijgt, en wat niet

Dit is de kern van deze verklaring. Een familielid dat betaalt, krijgt niets te lezen van wat er gezegd is. Geen gesprek, geen fragment, geen samenvatting, geen stemmingswoord en geen lijstje met onderwerpen.

Wat de betaler wél ziet, op Mijn Kletzy, is of de dienst doet waarvoor betaald wordt: of de deelname loopt, dát er gebeld is en wanneer voor het laatst, hoe lang dat gesprek duurde en hoeveel gesprekken er deze maand geweest zijn. Dat gaat over de dienst en niet over de deelnemer: het verschil tussen een dienst opvolgen en iemand volgen. Wie betaalt, mag zien of er gebeld wordt - anders koopt hij iets wat hij niet kan nakijken. Wat er in dat gesprek gezegd is, blijft van de deelnemer, en dat verandert niet omdat iemand anders de rekening krijgt.

De deelnemer hoeft dus niet te vragen wat de familie te lezen krijgt. Het antwoord is altijd hetzelfde: niets van wat de deelnemer verteld heeft. Dat er gebeld is, ziet die familie wel - dat is ook wat ze besteld heeft.

6. Zorgsignaal: de ene uitzondering

Er is één geval waarin wij zonder het te vragen iets doorgeven: als er in een gesprek iets gezegd wordt dat op een val, een ongeval of een moeilijke periode wijst. De contactpersoon krijgt dan een bericht met de boodschap dát er reden tot zorg is en dat het goed zou zijn om te bellen: bij BASIS per mail, bij COMFORT en PLUS per sms. Wat er letterlijk gezegd is, staat er niet in. Hoeveel mensen dat bericht krijgen, hangt af van het abonnement: bij BASIS en COMFORT één contactpersoon, bij PLUS tot vijf.

Dat is een afweging tussen privacy en veiligheid, en wij kiezen daar bewust voor veiligheid. De deelnemer wordt hier bij de aanmelding over ingelicht. Grondslag: een vitaal belang (art. 6(1)(d) AVG).

Kletzy blijft daarbij wat ze is: gezelschap, geen personenalarm en geen medische dienst. Het signaal waarschuwt een mens, het roept geen hulp op.

7. Op welke grond

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) - voor het bellen zelf, het profiel en de facturatie.
• Toestemming (art. 6(1)(a)) - voor het gebruik van herinneringen als gespreksstof, en voor mail die geen bevestiging is. Na een proefgesprek houden wij uw adres alleen bij als u dat vinkje zelf hebt aangezet; anders wissen wij het.
• Vitaal belang (art. 6(1)(d)) - voor het zorgsignaal.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) - voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

8. Met wie wij samenwerken

Wij verkopen niets door, wij tonen geen reclame, en wij gebruiken de gesprekken niet om taalmodellen te trainen. Om de dienst te laten werken hebben wij wel leveranciers nodig:

Wie	Waarvoor	Waar
OVHcloud	Database met al uw gegevens, inclusief back-ups	Gravelines, Frankrijk - Europese Unie
OVHcloud	De server waarop de dienst draait	Europese Unie
Google (Gemini)	Spraakherkenning en spraaksynthese	Verwerking mede buiten de EU
Anthropic (Claude)	Een doordacht antwoord op een vraag die nadenken vraagt	Verwerking mede buiten de EU
LiveKit	De techniek achter het telefoongesprek	Verwerking mede buiten de EU
Telnyx LLC	De telefoonlijn zelf: het opzetten van het gesprek, het telefoonnummer en de gespreksgegevens	Gesprek aangeknoopt in Amsterdam, bewaarregio op Europa gezet; de standaardvoorwaarden van de leverancier noemen de Verenigde Staten als voornaamste verwerkingslocatie, met standaardcontractbepalingen als waarborg
Sweego	Het versturen van onze mails en van een zorgsignaal per sms	Frankrijk - Europese Unie
Mollie	De betaling: het aanmaken van de klant, het mandaat en het abonnement	Nederland - Europese Unie
mailbox.org	Onze eigen mailbox: wat u ons schrijft en wat wij u antwoorden	Berlijn, Duitsland - Europese Unie
Weer-, nieuws- en vervoersdiensten	Gespreksstof over de eigen streek	Krijgen alleen een gemeentenaam, nooit persoonsgegevens

9. Kletzy is een computer, en dat zegt ze

Bij elk gesprek zegt Kletzy in haar eerste zin dat ze een computerstem is. Bij de eerste gesprekken en telkens na een week stilte doet ze dat voluit, met wie gevraagd heeft om te bellen erbij; daarna in het kort, maar altijd. Ze doet zich niet voor als een mens en verzint geen leven voor zichzelf. Dat is niet alleen netjes: het is een verplichting onder artikel 50 van de Europese AI-verordening, en wij vinden het ook zonder die verplichting het enige juiste.

Kletzy geeft geen medisch, juridisch of financieel advies. Vraagt iemand daarnaar, dan verwijst ze naar de dokter, de apotheker of iemand die de situatie kent.

10. Uw rechten

U hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdracht en bezwaar. Een mail naar privacy@kletzy.eu volstaat; wij antwoorden binnen dertig dagen.

De deelnemer kan de dienst op elk moment stopzetten, ook tijdens een gesprek, door het gewoon te zeggen. Er is geen opzegtermijn en geen gesprek waarin iemand het probeert om te praten.

11. Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld, de database staat achter een firewall met een beperkte lijst van toegelaten adressen, en toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft. Bij een datalek met risico voor u verwittigen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur.

12. Cookies

Deze website gebruikt geen volgcookies en geen advertentiecookies, en er staat geen meetscript op: geen Google Analytics, geen PostHog, geen pixel van een sociaal netwerk. Daarom is er ook geen cookiebanner.

Wij tellen wel bezoekers, maar uit de serverlogs die er toch al zijn (zie Wat de server zelf bijhoudt hierboven). Dat is het verschil: een teller die leest wat de server noteerde, volgt u niet van de ene site naar de andere. Een script in uw browser zou dat wel kunnen, en dat staat er dus niet.

13. Kinderen

Kletzy is bedoeld voor volwassenen. Wij richten ons niet op kinderen en verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

14. Wijzigingen

Deze pagina draagt bovenaan de datum waarop ze het laatst gewijzigd is. Zo kunt u zelf zien of er sinds uw aanmelding iets veranderd is.

Vier soorten wijzigingen melden wij vooraf per mail, omdat u daar iets aan hebt:

• wij gaan gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor u ze gaf;
• wij houden iets lánger bij dan hier staat;
• er komt een partij bij die het gesprek zelf te zien of te horen krijgt;
• een onderdeel verhuist naar buiten de Europese Unie.

Voor de rest - een hostingpartner die van naam verandert, een formulering die duidelijker wordt, een leverancier die vervangen wordt door een andere met dezelfde rol - passen wij deze pagina aan en zetten wij de nieuwe datum bovenaan. Wij halen er nooit iets uit weg om het stiller te maken dan het was.